2009 a été pour Form’a l’année des grands chantiers : réaménagement du siège social d’Axens (650prs - 11 000m²), déménagement de celui de Crédit Coopératif (860prs - 13 000m²), accompagnement du changement chez Sagem Communications (1 100prs - 25 000m²)… sans oublier Lundbeck, CGGVeritas, Arcil, Siemens, EDF et nos clients récurrents : Société Générale, Total, Sofinco, HSBC, Nouvelles Frontières… Une fois encore, la confiance de nos clients a été le moteur de notre réussite, au cours d’une année marquée par la crise financière et économique mondiale.

Et bien évidemment, il y eut Microsoft, un projet-phare engagé depuis 3 ans, qui a poussé Form’a à se dépasser, à inventer de nouveaux concepts d’aménagements et de nouvelles façons de travailler. En avançant main dans la main, Form’a et Microsoft ont su réaliser un projet qui fera date et que nous vous proposons de découvrir succinctement au travers de cette newsletter.

Autre grand chantier, interne cette fois, le lancement de Form’a Real Estate Consulting dont l’approche immobilière propose une nouvelle gamme de services à nos clients : définition du schéma-directeur immobilier, recherche immobilière, assistance à la négociation de bail, etc. En somme, toutes les prestations nécessaires à la gestion de leur immobilier par les grands comptes et les PME.

Excellente fin d’année à tous,

Philippe David

Président

Expert des environnements de travail depuis vingt ans, Form’a n’a eu de cesse de développer son activité pour répondre aux problématiques de ses clients. Présente auprès de grands comptes comme de PME, elle propose des prestations partielles ou complètes, dites « clé en main », allant de l’assistance à la recherche immobilière jusqu’à la conception et la réalisation des espaces de travail.

Cette offre s’enrichit aujourd’hui d’une nouvelle activité destinée à assister les entreprises dans le choix de leur stratégie immobilière : assistance à la définition du schéma directeur immobilier, à la conception de la charte immobilière, à la gestion du patrimoine, à la recherche de sites, à la négociation du bail ou de l’acte… 

Pour ce faire, Form’a s’appuie sur l’expérience de professionnels issus du conseil immobilier (cf. infra), soutenus par des équipes rompues aux exigences techniques, financières et juridiques de ces prestations. L’offre Form’a est destinée exclusivement aux preneurs, en totale indépendance des bailleurs et de leurs représentants. Form’a s’interdit ainsi de contracter des mandats de vente ou de location auprès des bailleurs et ne reçoit pas d’honoraires de transaction autres que la rémunération versée par l’entreprise qui la missionne. En recensant l’offre immobilière auprès des professionnels du secteur, elle présente un panorama du marché exhaustif et réalise des études ciblées, assurées en toute transparence.

S’appuyant sur sa longue expérience des projets immobiliers, Form’a développe ainsi son offre et propose une approche globale, réalisée par une équipe dimensionnée à la problématique du projet, et destinée aussi bien aux grands comptes qu’aux PME.

L’équipe FORM’A REAL ESTATE CONSULTING

Nicolas Chéreau a débuté sa carrière en 1997 chez Kéops, où il a dirigé successivement les agences de Cergy et La Défense. En 2004, il prend la tête du

département « Paris Petites et Moyennes Surfaces » (jusqu’à 5 000m²) où il encadre une vingtaine de collaborateurs. En janvier 2008, il entre chez Savills en tant qu’Associate du département Bureaux. Il rejoint Form’a en septembre 2009 où il crée Form’a Real Estate Consulting, conjointement avec Christian Reybaud, avec pour mission de développer le conseil en stratégie immobilière auprès des preneurs.

Christian Reybaud a fait toute sa carrière dans le conseil aux utilisateurs, assurant des missions aussi variées que la direction de projet du nouveau siège social de MBDA (2006 – 3 000 pers sur 65 000m²) ou le montage d’une opération de construction en CPI d’une usine de 10 000m² en partenariat avec Vinci Construction. Cofondateur en 2003 de Planete Facility (webzine sur l’aménagement), d’Experior en 2005 (cabinet d’expertise immobilière) et président du Boss Club (association des chefs d’entreprise d’Arc de Seine) de 2005 à 2008, Christian Reybaud est revenu chez Form’a en septembre 2009 pour créer Form’a Real Estate Consulting.

Pour assurer le développement de son activité, Form’a Real Estate Consulting s’est adjoint les compétences de Lynda Pariot, anciennement Directeur de l’immobilier d’exploitation et des services généraux de Regus. A ce titre, elle a dirigé l’ouverture d’une vingtaine de sites en France et à l’étranger et assuré la gestion du parc français (30 sites – 70 000m²). Elle rejoint Form’a en 2006 où elle développe l’offre « clé en main » (recherche immobilière, aménagement, transfert), entre autres pour Canal+ et AT Kearney.

Le 6 octobre 2009, Microsoft a inauguré son nouveau siège social, situé dans le bâtiment HQE EOS-Generali, marquant l’entrée de Seine Ouest, nouveau pôle des médias et des nouvelles technologies à Issy les Moulineaux.

Le Campus Microsoft accueille les collaborateurs de Microsoft France, de Microsoft France Recherche & Développement, et des activités internationales de Microsoft basées en France, réunis désormais sur le même site. Avec ses installations technologiques de pointe, son architecture avant-gardiste et son

aménagement sur-mesure, il se veut un laboratoire des nouveaux usages et une vitrine technologique au service des clients et des partenaires de Microsoft qui accueillera jusqu’à 100 000 visiteurs par an.

Pour concevoir et réaliser ce « Campus », destiné à héberger 1700 collaborateurs sur 34 000m², Microsoft s’est appuyé sur une équipe dédiée de Form’a, expert des environnements de travail, mettant en oeuvre toutes les compétences du cabinet. « Form’a a apporté à notre projet à la fois son savoir faire d’aménagement innovant, mais aussi l’intégration pendant toutes les phases du projet de 2006 à 2009, de toutes les disciplines complémentaires (technique, fonctionnelle, allant du space planning au mobilier en passant par la signalétique ou l’audio-vidéo) avec une équipe dédiée qui a véritablement vécu le projet à nos côtés pour faire du Campus Microsoft un lieu unique, en résonance avec les valeurs de notre entreprise », déclare Elisa Ara Fontaine, Directrice du Projet chez Microsoft.

Les espaces de travail ont été développés autour de concepts innovants intégrant les profils variés d’utilisateurs, l’usage du « bureau mobile », le travail collaboratif et des technologies avancées comme la généralisation du wifi, la voix sur IP, la visioconférence pour tous, l’affichage dynamique sur plus de 110 écrans, un système électronique de réservation de salle…

Cette « nouvelle expérience du travail » est issue d’une démarche de cocréation que Form’a a animé, impliquant près d’une centaine de « Microsoftees », recueillant la matière à partir de laquelle fut réalisée la charte d’aménagement du Campus. La conception a également pris en compte la volonté exprimée par Microsoft d’intégrer une démarche éco-citoyenne.

Au-delà des espaces de travail, Form’a est intervenu sur les 5000 m2 d’espaces visiteurs, comprenant un ERP de 2000 m2 (dont 3 auditoriums), un centre technologique (incluant un data center), un espace de réception haut de gamme, des salons de déjeuner.

Evolutif, le Campus Microsoft va s’enrichir de nouveaux lieux, Form’a accompagnera Microsoft en 2010 dans la réalisation d’un loft numérique, haut lieu des technologies domestiques.

Le projet en bref

Le Campus

• Le nouveau siège social de Microsoft France, Microsoft EMEA et du Centre Européen de Développement sur la recherche (STC).

• Au 39/45 quai du Président Roosevelt à Issy les Moulineaux, point d’entrée du nouveau quartier Seine Ouest, nouveau pôle des media et du high tech.

• 34 000 m² loués à Générali propriétaire, dans le bâtiment EOS, élaboré par l’agence française d’architecture de renom, Bridot Willerval et Arquitectonica.

• 1er bâtiment tertiaire de cette taille à obtenir le label Haute Qualité Environnementale (HQE) qui valide une démarche appliquée à la conception, la construction et l’exploitation de bâtiments afin d’en maîtriser l’impact sur l’environnement.

La démarche co-créative

• Un recensement mondial des bonnes pratiques (26 sites observés dans 21 villes du monde, benchmark sur plusieurs sites européens de Microsoft…).

• Près de 10% du personnel impliqués en phase de conception au travers de 11 groupes d’écoute et 9 groupes de travail. 95% des suggestions émises par les collaborateurs, retenues et inscrites dans les cahiers des charges des prestataires.

• La mise en place d’outils de communication de projet pour susciter idées, avis, propositions et suggestions.

Un environnement de travail collaboratif et efficace

• Un espace organisé en quartiers, chacun d’eux accueillant une division de Microsoft France.

• Des services de proximité dans chaque quartier : salles de réunion, phonebooths, reprographie…

• Le meilleur de la technologie pour fluidifier et faciliter les échanges.

• Les services à l’occupant pour faciliter la vie des collaborateurs.

• Des espaces spécifiques pour l’accueil et le travail en mode projet: Microsoft Technology Center, salle de test des projets, centre de conférence, espace VIP…

Un site respectueux de l’environnement

• Une meilleure accessibilité en transports en commun.

• Des équipements favorisant les économies d’énergie : extinction automatique des lumières, vitrage à indice solaire, climatisation par serpentin d’eau froide, récupération des eaux pluviales pour les espaces verts et les sanitaires…

• Une communication pédagogique pour encourager les gestes éco-citoyens.

2009, annus horribilis. C’est du moins ainsi qu’elle nous est présentée depuis le début de la crise qui frappe l’économie mondiale. Pour autant, les crises ont souvent été des accélérateurs de l’Histoire, permettant de développer des idées et concepts innovants et de faire émerger de nouveaux modèles de développement. L’audace, le dynamisme et l’inventivité s’avèrent plus que jamais nécessaires pour relancer une économie vacillante. A sa modeste échelle, Form’a entend relever ce défi en ouvrant le dialogue avec ses clients et partenaires pour répondre au plus près aux problématiques qui nous sont posées. En témoigne la multiplication des ateliers et autres manifestations, au cours desquels sont développés des outils et méthodes, dans le but d’aider les entreprises à faire face aux changements induits par la crise.

Dans la période que nous traversons, le réflexe classique consiste principalement à couper dans les coûts les plus importants, au premier chef le loyer, la masse salariale et l’investissement. Pour autant, négliger la ressource humaine, celle qui crée la valeur, pourrait constituer une erreur fatale. Bien au contraire, pour tenir le choc et se relancer, l’entreprise a tout intérêt à capitaliser sur ses collaborateurs en leur offrant les moyens d’une productivité accrue. Dans ce but, s’appuyant sur l’expérience de nombreux projets construits avec ses clients, Form’a développe depuis maintenant plusieurs années des méthodologies spécifiques dont vous trouverez une première présentation dans le numéro de ce mois-ci.

Bonne lecture à tous,

Philippe David
Président

A l’entame de l’année 2009, Form’a a organisé dans ses locaux un petit déjeuner / débat portant sur la contribution de l’environnement de travail, outil de bien être et de communication, à la performance globale de l’entreprise.

Isabel Trigon, Directeur général adjoint de Form’a, ouvre les débats d’abord sur le plan sociologique en mettant en exergue les résultats d’études démontrant la forte corrélation entre les émotions ressenties par les salariés et les résultats économiques de l’entreprise. Une étude réalisée en 2006 par Towers Perrin a montré que seulement 15% des salariés, à l’échelle mondiale, se disent fortement impliqués dans leur entreprise, pour 22% de salariés désengagés. Or, la même étude fait de l’intérêt de la Direction, pour la satisfaction et le bien être de leurs salariés, l’un des tous premiers facteurs d’engagement de ceux-ci. Selon le Centre d’Etude de l’Emploi, en France, 46% des managers, pourtant premiers relais de la stratégie et de la culture de l’entreprise, avouent entretenir avec elle une relation lointaine. Le CNRS pointe du doigt les changements organisationnels permanents qui créent une perte de repères pour le salarié et génèrent donc du mal être. Ainsi, sur la foi des nombreuses enquêtes corroborant ces résultats, les stratégies RH des entreprises commencent à évoluer pour remettre l’humain à une place plus en adéquation avec celle que lui accorde la société. Car dans le même temps, le consommateur est choyé par le BtoC, d’où une demande forte pour un environnement de travail qualitatif. L’étude 2005 Sofres/Actineo confirme cette tendance : 89% des salariés jugent que leur cadre de travail agit sur leur motivation et 94% qu’il a un impact important sur leur efficacité. Par conséquent, alors même que les logiques immobilières visent à rationnaliser les espaces, à les rendre plus flexibles au risque de les dépersonnaliser, il est plus que jamais nécessaire d’impliquer les collaborateurs en leur proposant un environnement de travail motivant, porteur de sens, véhiculant les valeurs et l’identité de l’entreprise.

Les lieux sont en effet toujours porteurs d’un message : ils peuvent renforcer l’image et les valeurs que l’organisation souhaite transmettre ou au contraire les disqualifier. Loin d’être une simple vitrine, les espaces participent de l’identité de l’entreprise au travers des messages émis. Ainsi, que ce soit vis-à-vis des collaborateurs ou des clients, l’environnement de travail est le premier media de l’entreprise et représente à ce titre une formidable opportunité d’exprimer sa singularité. Sachant que la culture de l’entreprise est au cœur de son identité, son utilisation dans l’environnement de travail offre l’occasion d’impliquer les collaborateurs autour d’une vision partagée. C’est là que doit intervenir une démarche co-créatrice qui puise dans toutes les composantes de l’entreprise pour faire émerger son identité, avant de la traduire dans les espaces. Au-delà de la problématique traditionnelle du coût de l’immobilier dans le résultat global de l’entreprise, l’environnement de travail doit dès lors faire l’objet d’une réflexion sous l’angle du coût global, tant il joue un rôle important dans la fidélisation des talents, l’implication des salariés, le recrutement des candidats et l’évolution de l’absentéisme.
Cette démarche de Corporate Design a trouvé son application dans un certain nombre de projets réalisés par Form’a.

Ainsi de Jones Lang LaSalle, leader de la commercialisation, dont le nouveau siège social doit à la fois témoigner de son appartenance à un groupe de consulting d’envergure mondiale tout en manifestant son ancrage local et sa parfaite connaissance du parc immobilier parisien.

Autre exemple, celui de Lu, racheté par Kraft, géant américain de l’agroalimentaire, qui souhaite diffuser à travers ses espaces une identité visuelle forte et graphique exprimant un univers de chaleur, de gourmandise, proche de la nature et du territoire de l’enfance.

Enfin, c’est toute la démarche participative qui trouve son expression au travers du projet d’aménagement du nouveau siège social de Microsoft France. Au travers de groupes de travail impliquant de nombreux « Microsoftees », un concept global d’aménagement a pu être dégagé, mettant en avant les valeurs de l’entreprise (bien être, technologie, dynamisme, imagination, prise en compte de l’environnement…) et transformant les espaces de travail en lieux de vie. La conception des lieux, le choix des matériaux, la colorimétrie… autant de décisions directement impactées par le travail de co-création mené par Form’a et Microsoft pour créer un environnement de travail fédérateur et à nul autre pareil. Un projet-phare appelé à devenir une référence pour toutes les entreprises souhaitant faire de leurs espaces un outil de communication et de performance.

Le changement au sein de l’entreprise constitue un évènement porteur d’appréhensions, de stress et de tensions internes. Il existe cependant des outils et méthodes permettant de limiter les effets négatifs du changement, voire de valoriser ses aspects positifs.

Le changement représente le passage d’un état initial à un état cible et le stress en constitue une composante inhérente puisqu’il oblige l’individu à mobiliser ses ressources, internes (ses compétences propres) et externes (l’entreprise) pour atteindre l’objectif ciblé. Dès lors, l’individu peut adopter plusieurs comportements dépendant de l’équilibre trouvé entre implication et résistance au projet. L’enjeu pour l’organisation est dès lors de rallier les populations passives ou hostiles pour en faire des alliés du projet. Pour ce faire, l’expérience démontre qu’un certain nombre d’erreurs classiques doivent être évitées : ainsi d’une entreprise de services dont le déménagement a été retardé de plusieurs mois, les cadres n’ayant jamais été consultés ; ainsi également d’un changement d’organisation de la DRH sans diagnostic ni consultation, ayant entraîné une désorganisation des équipes ; ainsi, enfin, de la mise en place d’un nouveau système d’informations auxquelles furent associées d’anciennes pratiques, interdisant son bon fonctionnement neuf mois après son déploiement !
De ces expériences malheureuses, on peut conclure que trois facteurs clés de succès dans la conduite du changement doivent être impérativement mis en œuvre : il faut favoriser le travail en équipe, clarifier les règles du jeu et faire évoluer les pratiques par un apprentissage progressif et collectif. Ainsi, partant d’un diagnostic objectif de l’état initial, il est possible d’atteindre l’état cible, défini par une stratégie claire de l’entreprise, en usant de ces trois facteurs clés. Un certain nombre d’outils facilitent cette démarche, notamment l’accompagnement du management et des salariés, la formation des acteurs concernés par le projet et le diagnostic organisationnel de l’entreprise. Enfin, on ne négligera pas une étape importante, celle de la mesure des écarts entre l’état ciblé et l’état atteint.
Plus à l’aise dans la répétition, l’individu offre une résistance naturelle au changement, d’autant plus quand celui-ci est brutal. Dans le cadre d’un projet immobilier, il est donc vivement conseillé d’adopter une démarche de co-création impliquant pour le collaborateur d’autant plus que, si les intervenants classiques d’un tel projet sont des experts de l’environnement de travail, l’utilisateur est quant à lui expert de son quotidien. La démarche co-créative permet d’assurer la réalisation d’un environnement répondant réellement aux besoins des collaborateurs, mais également d’imprégner l’espace des caractéristiques identitaire, culturelle et sociologique de l’entreprise. Le dispositif d’accompagnement proposé par Form’a est donc le suivant : prendre en compte le bouleversement sur le plan humain et communiquer en tenant compte des enjeux, piloter le changement comme un projet, constituer un panel représentatif du personnel, qui sera impliqué tout au long du dispositif, et affecter une équipe dédiée et visible pendant toute la durée du projet. Le plan de communication doit être proactif, régulier, préparé, adapté, renseigné et visuel. Pour Catherine Ehlinger, consultante en conduite du changement chez Form’a, « il faut dire ce qu’on va faire et faire ce qu’on a dit », notamment en marquant les temps forts du projet vis-à-vis des collaborateurs.
De la théorie à la pratique, quelques cas pratiques permettent d’illustrer ces propos. Dans le cadre du projet de regroupement des 2 800 collaborateurs de MBDA sur un site unique, les enjeux sociaux étaient particulièrement importants. Il fallait favoriser la concertation et une approche pédagogique des aspects techniques et fonctionnels du projet auprès des représentants du personnel. Dans le cadre d’une communication de projet classique, Form’a anima 25 réunions de communication auprès du CHSCT en s’appuyant sur un ensemble de documents et d’outils, notamment un film présentant en 3D les futurs espaces et des tests d’implantation pour entériner la charte d’aménagement.

Le projet Crédit Coopératif, actuellement en cours, constitue un cas typique de communication de crise. Le déménagement de 900 personnes dans des délais extrêmement brefs génère une légitime inquiétude des collaborateurs, inquiétude à tempérer par un dispositif conséquent comprenant un vaste espace d’information dans le hall de l’entreprise, des articles dans les supports de communication habituels et un livret d’accueil. Dans le cadre de cette démarche, deux élus du CHSCT et du CE sont intégrés dans l’équipe projet et travaillent à sa conception.
Problématique relativement semblable pour Sagem Communication qui regroupe ses collaborateurs sur deux « campus » dans un souci d’amélioration des synergies, mais avec pour inconvénient principal l’augmentation des temps de transport. En réponse à cette problématique, l’entreprise propose à ses salariés de nombreux services à la personne. Pour autant, et alors que le projet est dans une phase avancée, Sagem s’interroge sur la bonne adéquation des aménagements aux besoins de ses collaborateurs et décide pour se faire de confier à Form’a une mission d’écoute de ceux-ci complétée par la définition d’un plan de communication. La jonction peut ainsi être réalisée entre l’équipe projet et les utilisateurs afin d’aboutir à l’aménagement le plus efficace possible.
Ces approches, pour pertinentes qu’elles soient, peuvent encore être largement développées dès lors que l’entreprise souhaite mener son projet au travers d’une démarche de co-création. C’est notamment le cas de CGGVeritas qui fait construire un bâtiment où 700 collaborateurs emménageront à terme. Missionnée sur l’aménagement de l’environnement de travail, Form’a doit également concevoir le dispositif participatif. Celui-ci se déroule en deux temps. D’abord un processus d’écoute auprès d’un échantillon représentatif du personnel, invité à exprimer leurs besoins et leur vision du projet. Les points saillants identifiés lors cette phase servent alors de thèmes pour les groupes de travail qui interviennent dans un second temps. Le fruit de ces réunions est remonté jusqu’à la Direction en toute transparence et, suite à l’arbitrage de celle-ci, les aspirations des salariés peuvent alors impacter directement sur les plans d’aménagement réalisés par Form’a. S’en suit un plan de communication permettant d’informer les collaborateurs au fil de l’eau et de valider notamment l’impact de leur implication sur le projet.

Dernier exemple, et non des moindres, celui de Microsoft qui regroupe 1900 personnes sur le site d’Eos à Issy les Moulineaux. 210 collaborateurs ont participé aux groupes d’écoute et de travail pour faire émerger les différents profils et attentes, les points de divergence et les ambitions partagées, l’ensemble se traduisant par un concept global d’aménagement. Le futur siège de Microsoft se devait de proposer un environnement de travail où il fait bon vivre, offrir une vitrine technologique au service des clients et partenaires, être situé au cœur de la société numérique française et respecter l’environnement. Le travail réalisé a donné lieux à de nombreuses restitutions auprès de la Direction, des représentants du personnel et des collaborateurs et a ainsi permis de dresser le cahier des charges des études de conception. La démarche co-créative, initiée dès l’entame du projet immobilier, a ainsi donné vie à un véritable projet d’entreprise.

Mission

Aménagement du siège social

Prestations

Etude d’aménagement / Maîtrise d’œuvre de conception / Maîtrise d’œuvre de réalisation / OPC travaux et intervenants

Effectifs

120 prs

Surface

2400m²

Année

2006

Mission

Aménagement du RIE